What you'll do
- Provide secretarial and administrative support to management and company departments
- Manage incoming and outgoing correspondence, the switchboard, and physical and electronic company records
- Organize and coordinate meetings, teleconferences, business travel, and corporate events
- Prepare presentations, documents, letters, reports, and meeting minutes
- Support contract, supplier, customer, and corporate document management
- Track administrative actions, schedules, and management obligations
- Maintain company documents, procedures, and records with accurate and timely updates
- Organize and distribute company documents, technical files, and other documentation
- Monitor supplies, support services, and facilities needs to ensure smooth office operations
Key requirements
- 2+ years' experience
- Administrative & secretarial support
- Document, records & correspondence management
- Meeting, teleconference & business travel coordination
- Document and report preparation
- Schedule, contract & supplier management
- MS Office, Greek language & English language
- Business Administration / Secretarial Studies / Any Fieldpreferred
About the job
Αναζητούμε Γραμματέα Διοικητικής Υποστήριξης Εταιρείας, με σύμβαση ορισμένου χρόνου (2 έτη), που θα υποστηρίζει την καθημερινή λειτουργία της εταιρείας, εξασφαλίζοντας τον αποτελεσματικό συντονισμό διοικητικών διαδικασιών, τη διαχείριση εταιρικής πληροφόρησης και την εύρυθμη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων.
Κύρια Καθήκοντα:
Παροχή γραμματειακής και διοικητικής υποστήριξης στη Διοίκηση και στα επιμέρους τμήματα της εταιρείας
Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, τηλεφωνικού κέντρου και εταιρικών αρχείων (φυσικών και ηλεκτρονικών)
Οργάνωση και συντονισμός συναντήσεων, τηλεδιασκέψεων, επαγγελματικών ταξιδιών και εταιρικών εκδηλώσεων
Προετοιμασία παρουσιάσεων, εγγράφων, επιστολών, αναφορών και πρακτικών συναντήσεων
Υποστήριξη στη διαχείριση συμβάσεων, προμηθευτών, πελατών και λοιπών εταιρικών εγγράφων
Παρακολούθηση διοικητικών εκκρεμοτήτων, χρονοδιαγραμμάτων και υποχρεώσεων των στελεχών της εταιρείας
Υποστήριξη στη διαχείριση εταιρικών εγγράφων, διαδικασιών και αρχείων, εξασφαλίζοντας την ορθή και έγκαιρη ενημέρωσή τους
Οργάνωση και διανομή εταιρικών εγγράφων, τεχνικών αρχείων και λοιπής τεκμηρίωσης
Διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας του γραφείου μέσω της παρακολούθησης προμηθειών, υπηρεσιών υποστήριξης και αναγκών εγκαταστάσεων
Απαραίτητα Προσόντα:
Πτυχίο ΑΕΙ/ΤΕΙ ή ΙΕΚ στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, τη Γραμματειακή Υποστήριξη ή σε συναφές αντικείμενο
Τουλάχιστον 2 έτη εμπειρίας σε αντίστοιχη διοικητική ή γραμματειακή θέση
Άριστη γνώση MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Άριστη γνώση της ελληνικής και αγγλικής γλώσσας
Ισχυρές οργανωτικές και διοικητικές δεξιότητες, με ικανότητα αποτελεσματικής διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων
Εξαιρετικές επικοινωνιακές και διαπροσωπικές δεξιότητες
Συνέπεια, υπευθυνότητα, προσοχή στη λεπτομέρεια και υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού και εχεμύθειας
Ομαδικό πνεύμα συνεργασίας και δυνατότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας με διαφορετικά επίπεδα του οργανισμού
About the company
Οι άνθρωποί μας αποτελούν το πιο σημαντικό κεφάλαιο για την επιτυχία µας.
Ο Ομιλος Motor Oil αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους εργοδότες στον ελληνικό χώρο. Στην αρχή του 2024 ο αριθμός του απασχολούμενου προσωπικού του Ομίλου Motor Oil φτάνει τα 3.000 άτομα.
Οι εργαζόμενοι αποτελούν το πολυτιμότερο κεφάλαιο για την επίτευξη των στρατηγικών µας στόχων, την υλοποίηση των αναπτυξιακών µας προγραµµάτων και την εξασφάλιση, µακροπρόθεσµα, της ανταγωνιστικότητάς µας.
Σε αυτό το πλαίσιο στην Motor Oil, έχουμε αναπτύξει µία οργανωμένη και σύγχρονη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού που στόχο έχει τον εντοπισμό, την προσέλκυση, την ανάπτυξη και τη διατήρηση ικανών εργαζομένων και στελεχών.
Στόχος µας είναι η εξασφάλιση ενός ασφαλούς και δημιουργικού εργασιακού περιβάλλοντος, που σέβεται τον άνθρωπο και προάγει την εµπιστοσύνη, το οµαδικό πνεύµα και την αποτελεσματικότητα.
Δεσμευόμαστε ώστε να εξασφαλίζουμε τις καλύτερες δυνατές συνθήκες εργασίας, να διασφαλίζουµε το σεβασµό των ανθρωπίνων δικαιωµάτων και της ελευθερίας του συνδικαλισμού, να αποφεύγουμε τις διακρίσεις και να προσφέρουµε ίσες ευκαιρίες εκπαίδευσης και ανάπτυξης.
Υποστηρίζουμε την ίση μεταχείριση των δύο φύλων και την παροχή ίσων ευκαιριών, ωστόσο, λόγω της φύσης των εργασιών και των ειδικοτήτων που απασχολούνται στο διυλιστήριο µας, το ποσοστό των εργαζομένων γυναικών είναι σχετικά µικρό. Έτσι, κατά μέσο όρο, το 2021 το 17% του προσωπικού της εταιρείας είναι γυναίκες.
Αποδίδουμε ιδιαίτερη σημασία στο μορφωτικό επίπεδο του προσωπικού µας και στόχος µας είναι να προσελκύουμε, να αναπτύσσουμε και να κρατάμε κοντά µας κατάλληλους και ικανούς ανθρώπους.
Συνεχής εκπαίδευση
Η επένδυση στη συνεχή επιμόρφωση του προσωπικού µας αποτελεί στρατηγική επιλογή και βασικό παράγοντα ευθυγράµµισης των ικανοτήτων των ανθρώπων µας µε την ευρύτερη στοχοθέτηση της εταιρείας μας.
Σε αυτό το πλαίσιο η Motor Oil διαρθρώνει και υλοποιεί κάθε χρόνο ένα ολοκληρωμένο πρόγραµµα εκπαίδευσης και επιµόρφωσης των εργαζοµένων. Βασικός στόχος του προγράµµατος είναι ο συνεχής εµπλουτισµός των επαγγελµατικών γνώσεων των εργαζόµενων, η διεύρυνση των δεξιοτήτων τους και η αναβάθµιση της τεχνικής τους κατάρτισης ώστε να είναι δυνατή η υλοποίηση του έργου τους καθηµερινά αλλά και µακροπρόθεσµα.
Ως εκ τούτου το 2021 πραγματοποιήθηκαν προγράμματα εκπαίδευσης διάρκειας 34.878 ανθρωποωρών ενώ εκπαιδεύτηκε το 81% των εργαζομένων της εταιρείας.
About the company
Οι άνθρωποί μας αποτελούν το πιο σημαντικό κεφάλαιο για την επιτυχία µας.
Ο Ομιλος Motor Oil αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους εργοδότες στον ελληνικό χώρο. Στην αρχή του 2024 ο αριθμός του απασχολούμενου προσωπικού του Ομίλου Motor Oil φτάνει τα 3.000 άτομα.
Οι εργαζόμενοι αποτελούν το πολυτιμότερο κεφάλαιο για την επίτευξη των στρατηγικών µας στόχων, την υλοποίηση των αναπτυξιακών µας προγραµµάτων και την εξασφάλιση, µακροπρόθεσµα, της ανταγωνιστικότητάς µας.
Σε αυτό το πλαίσιο στην Motor Oil, έχουμε αναπτύξει µία οργανωμένη και σύγχρονη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού που στόχο έχει τον εντοπισμό, την προσέλκυση, την ανάπτυξη και τη διατήρηση ικανών εργαζομένων και στελεχών.
Στόχος µας είναι η εξασφάλιση ενός ασφαλούς και δημιουργικού εργασιακού περιβάλλοντος, που σέβεται τον άνθρωπο και προάγει την εµπιστοσύνη, το οµαδικό πνεύµα και την αποτελεσματικότητα.
Δεσμευόμαστε ώστε να εξασφαλίζουμε τις καλύτερες δυνατές συνθήκες εργασίας, να διασφαλίζουµε το σεβασµό των ανθρωπίνων δικαιωµάτων και της ελευθερίας του συνδικαλισμού, να αποφεύγουμε τις διακρίσεις και να προσφέρουµε ίσες ευκαιρίες εκπαίδευσης και ανάπτυξης.
Υποστηρίζουμε την ίση μεταχείριση των δύο φύλων και την παροχή ίσων ευκαιριών, ωστόσο, λόγω της φύσης των εργασιών και των ειδικοτήτων που απασχολούνται στο διυλιστήριο µας, το ποσοστό των εργαζομένων γυναικών είναι σχετικά µικρό. Έτσι, κατά μέσο όρο, το 2021 το 17% του προσωπικού της εταιρείας είναι γυναίκες.
Αποδίδουμε ιδιαίτερη σημασία στο μορφωτικό επίπεδο του προσωπικού µας και στόχος µας είναι να προσελκύουμε, να αναπτύσσουμε και να κρατάμε κοντά µας κατάλληλους και ικανούς ανθρώπους.
Συνεχής εκπαίδευση
Η επένδυση στη συνεχή επιμόρφωση του προσωπικού µας αποτελεί στρατηγική επιλογή και βασικό παράγοντα ευθυγράµµισης των ικανοτήτων των ανθρώπων µας µε την ευρύτερη στοχοθέτηση της εταιρείας μας.
Σε αυτό το πλαίσιο η Motor Oil διαρθρώνει και υλοποιεί κάθε χρόνο ένα ολοκληρωμένο πρόγραµµα εκπαίδευσης και επιµόρφωσης των εργαζοµένων. Βασικός στόχος του προγράµµατος είναι ο συνεχής εµπλουτισµός των επαγγελµατικών γνώσεων των εργαζόµενων, η διεύρυνση των δεξιοτήτων τους και η αναβάθµιση της τεχνικής τους κατάρτισης ώστε να είναι δυνατή η υλοποίηση του έργου τους καθηµερινά αλλά και µακροπρόθεσµα.
Ως εκ τούτου το 2021 πραγματοποιήθηκαν προγράμματα εκπαίδευσης διάρκειας 34.878 ανθρωποωρών ενώ εκπαιδεύτηκε το 81% των εργαζομένων της εταιρείας.