LastWeek

LastThreeDays

Today

Aoristou

FullTime

OnSite

<ul><li>Executes the administrative and secretarial tasks of the department in order to support the effective operation of the department and the vessels managed by the SMC. Organizes, coordinates and performs a wide range of administrative and general support duties.</li><li>Executes the secretarial and administrative tasks of the department, in order to support the Fleet Manager and the members of the Fleet Team in performing their role.</li><li>Maintains records of assigned vessels certificates, and facilitates the preservation of their validity, in respect of Class, Flag, and International regulations. Maintains Class module.</li><li>Monitors Compliance module or similar.</li><li>Assists Fleet Manager and Superintendents with TMSA and other similar external audit related works.</li><li>Assists Superintendents with PAL administrative works.</li><li>Develops and updates the archive of the department, so as to keep good record of all department actions and relationships. Timely updates general data bases of the department.</li><li>Monitors timely submission of the inspection, quarterly and dry dock reports to the appropriate stakeholders. Assists Superintendents in finalizing their reports, if required. Maintains copies and updates the Ship’s Inspection List.</li><li>Monitors, keeps record and supplies ship’s stationary.</li><li>If required, assists with travel arrangements, visas, etc, coordinates meetings of Fleet Team. Processes invoices, checks correctness, signature and stamp, filing. Monitors timely visits to the vessels.</li><li>Follow up on routine matters with telephone calls and emails etc. with internal/external stakeholders.</li><li>Perform any other tasks as assigned by the management.</li></ul> RequirementsEducation and Qualifications:<ul><li>High School Diploma or equivalent</li></ul>Work Experience:<ul><li>At least 3 years’ experience within a large organisation dealing with administrative duties</li></ul>Job-Specific Skills:<ul><li>Very good communication skills</li><li>Organisational skills</li><li>Team work and cooperation</li><li>PC literacy - Excellent Computer skills – Microsoft Office (Intermediate Level)</li><li>Fluency in English</li></ul> BenefitsWhy you should join us!<ul><li>Career development opportunities</li><li>Technical and soft skills training</li><li>Comprehensive health insurance coverage</li><li>Annual performance bonus</li><li>Entertainment benefits</li><li>In-house physical exercise programmes</li><li>Sustainability and wellness activities</li><li>Diverse workforce</li><li>Competitive compensation package</li><li>Flexible work opportunities</li><li>Technology-driven company</li><li>Be a part of the ever-growing Schulte group family!</li></ul>

Fleet Secretary

Ο /Η Συντονιστής/τρια Βάρδιας,&nbsp;θα συμμετέχει ενεργά και θα συντονίζει όλο το φάσμα των εργασιών της διανομής από την δρομολόγηση και έως και την παράδοση των παραγγελιών από τους οδηγούς. Ο ρόλος απαιτεί την ικανότητα διοίκησης μεγάλης ομάδας και την συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα του HSC,&nbsp;με στόχο την έγκαιρη παράδοση και την καλύτερη εξυπηρέτηση του πελάτη.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Κύριες αρμοδιότητες&nbsp;O κάτοχος της θέσης:<ul><li>ευθύνεται για τη σωστή διαχείριση μεγάλης ομάδας οδηγών, προγραμματίζει τα ωράρια, τις βάρδιες εργασίας και τις άδειες.</li><li>είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό και τη ορθή δρομολόγηση του στόλου της εταιρείας.</li><li>εξασφαλίζει τη δημιουργία και πραγματοποίηση των προκαθορισμένων δρομολογίων των οχημάτων με το βέλτιστο τρόπο, για την ασφαλή τους μεταφορά και την αυστηρά έγκαιρη παράδοση των προϊόντων στον τελικό πελάτη.</li><li>είναι υπεύθυνος για την ανάθεση και ακέραια επιστροφή του εξοπλισμού από τους οδηγούς.</li><li>εξασφαλίζει την άρτια λειτουργία των οχημάτων, τηρώντας το πρόγραμμα συντηρήσεων ή/και επισκευών.</li><li>ευθύνεται για τη σωστή διαχείριση της ροής των χρημάτων, μεταξύ πελατών, οδηγού και HSC.</li><li>παρακολουθεί δείκτες απόδοσης (KPIs) του τομέα ευθύνης του.</li><li>παρακολουθεί τα μεγέθη και εκδίδει αναφορές μέσω του TMS συστήματος του HSC.</li></ul>Επαγγελματικά προσόντα &amp; Εμπειρία<ul><li>Πτυχίο ΤΕΙ ή ΑΕΙ στην Εφοδιαστική Αλυσίδα, Διοίκηση Επιχειρήσεων ή συναφές αντικείμενο</li><li>Εμπειρία 2-3 έτη σε συναφές αντικείμενο</li><li>Καλή γνώση Αγγλικών</li><li>Πολύ καλή γνώση MS Office</li><li>Προηγούμενη χρήση TMS και ERP συστημάτων</li></ul>Δεξιότητες:<ul><li>Ικανότητα καλής συνεργασίας, διαχείρισης ομάδας και καλές επικοινωνιακές ικανότητες</li><li>Αναλυτική σκέψη</li><li>Ικανότητα λήψης αποφάσεων</li><li>Αναπτυγμένες οργανωτικές ικανότητες με έμφαση στην ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών και διαφορετικών έργων και στη διαχείριση χρόνου&nbsp;</li></ul>&nbsp;Ένα περιβάλλον ανοιχτό για όλουςΘέλουμε να χτίζουμε ένα υγιές περιβάλλον εργασίας στο οποίο όλοι μαζί εκπροσωπούμε στο σύνολο της την αγορά την οποία εξυπηρετούμε, οι φωνές όλων μας έχουν αξία και χώρο έκφρασης, η εργασία μας έχει νόημα και μπορούμε να εξελιχθούμε και να συνεισφέρουμε, στο μέγιστο των δυνατοτήτων μας.&nbsp; Είμαστε εργοδότης ίσων ευκαιριών και ενσωματώνουμε όλους χωρίς διακρίσεις, ανεξάρτητα από φυλή, χρώμα, θρησκεία, φύλο, ηλικία, σεξουαλικό προσανατολισμό, εθνική καταγωγή,&nbsp; καθεστώς αναπηρίας, ή οποιοδήποτε άλλο χαρακτηριστικό προστατεύεται από το νόμο.&nbsp;Πιστοποιημένη από το Diversity Charter Greece και με το σήμα ισότητας SHAREΌλα τα βιογραφικά θα θεωρηθούν εμπιστευτικά.

Delivery Shift Coordinator Home Shop Center (Ag. Ioannis Rentis)

As a Shipping Operator in Trafigura, you will have the opportunity to join a team that manages one of the world’s largest Time Charter fleets in the world, handling all aspects of Time Charter vessel operations for the company. Your main responsibility is to ensure proper operation of TC vessels and increase performance, following global standards and international regulations at all times.Key Responsibilities<ul><li>Undertake voyage planning to meet international regulations and respond to vessel operational issues</li><li>Optimize bunker procurement and consumption strategies</li><li>Review and coordinate stowage planning, cargo handling operations, and real-time issue resolution</li><li>Coordinate agency appointments and provide voyage orders to vessels</li><li>Monitor vessel performance throughout all voyages, including speed and consumption analysis</li><li>Coordinate weather routing services and performance optimization initiatives</li><li>Manage hold / tank cleaning optimization</li><li>Handle vessel questionnaires, certificates, LOIs and all relevant supporting documentation</li><li>Maintain and update company software systems with required operational data</li><li>Collaborate with internal and external counterparties to ensure smooth management of ongoing operations, including pre- and post-fixture activities</li><li>Ensure compliance with Global Regulatory Requirements</li><li>Prepare operational reports and performance analysis</li><li>Ensure compliance with Trafigura's global policies and procedures at all times</li></ul>Required Qualifications<ul><li>Minimum 2 years of experience managing vessels' operations for Seafarers or minimum 4 years for Non Seafarers</li><li>Strong understanding of Charter party terms and conditions (Time Charter, Voyage Charter)</li><li>Strong understanding of BIMCO standard forms and clauses</li><li>Knowledge of laytime and demurrage calculations</li><li>P&amp;L understanding and variance analysis</li><li>Demonstrated experience with cargo operations – Preparation for Loading, discharge</li><li>Demonstrated experience with bunker operations - Planning, quality specifications, sampling procedures</li><li>Knowledge of shipping regulatory frameworks</li><li>Working knowledge of shipping management software (IMOS, Danaos, etc.)</li><li>English proficiency (written and verbal)</li></ul>Preferred Qualifications<ul><li>Strong business knowledge and commercial approach</li><li>Ability to work in a multinational, challenging, fast-paced, high-pressure environment</li><li>Excellent communication skills with the ability to effectively interact with internal and external stakeholders</li><li>Data analysis and visualization - Dashboards, critical metrics, trend analysis</li><li>Report writing and presentation skills</li><li>Automation tool development (desirable)</li><li>Understanding of AI/ML applications in shipping operations (desirable)</li></ul>Attributes for SuccessOperational Excellence<ul><li>Diligent and detail-oriented – Maintains accuracy in voyage documentation, charter party terms, and regulatory compliance across multiple concurrent vessel operations</li><li>Efficient and process-driven – Optimizes workflows for bunker procurement, stowage planning, and performance monitoring to minimize operational delays</li><li>Proactive problem-solver – Anticipates vessel operational issues and implements preventive measures before they impact voyage schedules or costs</li></ul>Analytical &amp; Data-Driven<ul><li>Analytical mindset – Interprets speed/consumption data, P&amp;L variances, and performance metrics to identify optimization opportunities</li><li>Innovative and improvement-focused – Develops automation solutions and applies emerging technologies (AI/ML) to enhance operational efficiency</li><li>Data visualization proficiency – Creates dashboards and trend analysis reports that translate complex operational data into actionable insights</li></ul>Communication &amp; Collaboration<ul><li>Collaborative team player – Works seamlessly across Chartering, Cargo Operations, and external partners (brokers, ship owners, service providers) to ensure coordinated vessel management</li><li>Communicative and articulate – Delivers clear voyage orders, operational reports, and stakeholder updates in high-pressure, time-sensitive situations</li><li>Reliable point of contact – Serves as the trusted operational liaison between internal departments and external counterparties throughout the vessel lifecycle</li></ul>Adaptability &amp; Resilience<ul><li>Dynamic and agile – Thrives in a fast-paced, multinational trading environment where priorities shift rapidly based on market conditions and operational demands</li><li>Calm under pressure – Makes sound decisions during real-time operational challenges, including weather routing adjustments, cargo handling issues, and regulatory compliance matters</li><li>Commercially aware – Balances operational requirements with business objectives, understanding the P&amp;L impact of operational decisions</li></ul>

Job Ads Fleet Manager Athens

fleet secretary

Bernhard Schulte Shipmanagement

delivery shift coordinator home shop center (ag. ioannis rentis)

ΑΒ Βασιλόπουλος

shipping operator

Trafigura

Also hiring nearby:

Jobily.gr

For Employers

For Job Seekers

Company