Τι θα κάνεις
- Παρέχεις γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη στη Διοίκηση και στα τμήματα της εταιρείας.
- Διαχειρίζεσαι την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, το τηλεφωνικό κέντρο και τα εταιρικά αρχεία.
- Οργανώνεις συναντήσεις, τηλεδιασκέψεις, επαγγελματικά ταξίδια και εταιρικές εκδηλώσεις.
- Προετοιμάζεις παρουσιάσεις, έγγραφα, επιστολές, αναφορές και πρακτικά συναντήσεων.
- Υποστηρίζεις τη διαχείριση συμβάσεων, προμηθευτών, πελατών και εταιρικών εγγράφων.
- Παρακολουθείς διοικητικές εκκρεμότητες, χρονοδιαγράμματα και υποχρεώσεις στελεχών.
- Ενημερώνεις και οργανώνεις εταιρικά έγγραφα, διαδικασίες, τεχνικά αρχεία και λοιπή τεκμηρίωση.
- Παρακολουθείς προμήθειες, υπηρεσίες υποστήριξης και ανάγκες εγκαταστάσεων.
Βασικές προϋποθέσεις
- 2+ χρόνια εμπειρίας
- Γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη, με ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες.
- MS Office και σύνταξη εγγράφων και αναφορών.
- Διαχείριση αρχείων και εγγράφων, αλληλογραφίας και τηλεφωνικού κέντρου.
- Οργάνωση συναντήσεων και τηλεδιασκέψεων και διαχείριση επαγγελματικών ταξιδιών.
- Διαχείριση χρονοδιαγραμμάτων, συμβάσεων και προμηθευτών, καθώς και προμηθειών και εγκαταστάσεων.
- Ελληνική και Αγγλική γλώσσα.
- Διοίκηση Επιχειρήσεων / Γραμματειακές Σπουδές / Οποιοδήποτε Πεδίοκατά προτίμηση
Περιγραφή Θέσης
Αναζητούμε Γραμματέα Διοικητικής Υποστήριξης Εταιρείας, με σύμβαση ορισμένου χρόνου (2 έτη), που θα υποστηρίζει την καθημερινή λειτουργία της εταιρείας, εξασφαλίζοντας τον αποτελεσματικό συντονισμό διοικητικών διαδικασιών, τη διαχείριση εταιρικής πληροφόρησης και την εύρυθμη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων.
Κύρια Καθήκοντα:
Παροχή γραμματειακής και διοικητικής υποστήριξης στη Διοίκηση και στα επιμέρους τμήματα της εταιρείας
Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, τηλεφωνικού κέντρου και εταιρικών αρχείων (φυσικών και ηλεκτρονικών)
Οργάνωση και συντονισμός συναντήσεων, τηλεδιασκέψεων, επαγγελματικών ταξιδιών και εταιρικών εκδηλώσεων
Προετοιμασία παρουσιάσεων, εγγράφων, επιστολών, αναφορών και πρακτικών συναντήσεων
Υποστήριξη στη διαχείριση συμβάσεων, προμηθευτών, πελατών και λοιπών εταιρικών εγγράφων
Παρακολούθηση διοικητικών εκκρεμοτήτων, χρονοδιαγραμμάτων και υποχρεώσεων των στελεχών της εταιρείας
Υποστήριξη στη διαχείριση εταιρικών εγγράφων, διαδικασιών και αρχείων, εξασφαλίζοντας την ορθή και έγκαιρη ενημέρωσή τους
Οργάνωση και διανομή εταιρικών εγγράφων, τεχνικών αρχείων και λοιπής τεκμηρίωσης
Διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας του γραφείου μέσω της παρακολούθησης προμηθειών, υπηρεσιών υποστήριξης και αναγκών εγκαταστάσεων
Απαραίτητα Προσόντα:
Πτυχίο ΑΕΙ/ΤΕΙ ή ΙΕΚ στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, τη Γραμματειακή Υποστήριξη ή σε συναφές αντικείμενο
Τουλάχιστον 2 έτη εμπειρίας σε αντίστοιχη διοικητική ή γραμματειακή θέση
Άριστη γνώση MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Άριστη γνώση της ελληνικής και αγγλικής γλώσσας
Ισχυρές οργανωτικές και διοικητικές δεξιότητες, με ικανότητα αποτελεσματικής διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων
Εξαιρετικές επικοινωνιακές και διαπροσωπικές δεξιότητες
Συνέπεια, υπευθυνότητα, προσοχή στη λεπτομέρεια και υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού και εχεμύθειας
Ομαδικό πνεύμα συνεργασίας και δυνατότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας με διαφορετικά επίπεδα του οργανισμού
Περιγραφή Εταιρείας
Οι άνθρωποί μας αποτελούν το πιο σημαντικό κεφάλαιο για την επιτυχία µας.
Ο Ομιλος Motor Oil αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους εργοδότες στον ελληνικό χώρο. Στην αρχή του 2024 ο αριθμός του απασχολούμενου προσωπικού του Ομίλου Motor Oil φτάνει τα 3.000 άτομα.
Οι εργαζόμενοι αποτελούν το πολυτιμότερο κεφάλαιο για την επίτευξη των στρατηγικών µας στόχων, την υλοποίηση των αναπτυξιακών µας προγραµµάτων και την εξασφάλιση, µακροπρόθεσµα, της ανταγωνιστικότητάς µας.
Σε αυτό το πλαίσιο στην Motor Oil, έχουμε αναπτύξει µία οργανωμένη και σύγχρονη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού που στόχο έχει τον εντοπισμό, την προσέλκυση, την ανάπτυξη και τη διατήρηση ικανών εργαζομένων και στελεχών.
Στόχος µας είναι η εξασφάλιση ενός ασφαλούς και δημιουργικού εργασιακού περιβάλλοντος, που σέβεται τον άνθρωπο και προάγει την εµπιστοσύνη, το οµαδικό πνεύµα και την αποτελεσματικότητα.
Δεσμευόμαστε ώστε να εξασφαλίζουμε τις καλύτερες δυνατές συνθήκες εργασίας, να διασφαλίζουµε το σεβασµό των ανθρωπίνων δικαιωµάτων και της ελευθερίας του συνδικαλισμού, να αποφεύγουμε τις διακρίσεις και να προσφέρουµε ίσες ευκαιρίες εκπαίδευσης και ανάπτυξης.
Υποστηρίζουμε την ίση μεταχείριση των δύο φύλων και την παροχή ίσων ευκαιριών, ωστόσο, λόγω της φύσης των εργασιών και των ειδικοτήτων που απασχολούνται στο διυλιστήριο µας, το ποσοστό των εργαζομένων γυναικών είναι σχετικά µικρό. Έτσι, κατά μέσο όρο, το 2021 το 17% του προσωπικού της εταιρείας είναι γυναίκες.
Αποδίδουμε ιδιαίτερη σημασία στο μορφωτικό επίπεδο του προσωπικού µας και στόχος µας είναι να προσελκύουμε, να αναπτύσσουμε και να κρατάμε κοντά µας κατάλληλους και ικανούς ανθρώπους.
Συνεχής εκπαίδευση
Η επένδυση στη συνεχή επιμόρφωση του προσωπικού µας αποτελεί στρατηγική επιλογή και βασικό παράγοντα ευθυγράµµισης των ικανοτήτων των ανθρώπων µας µε την ευρύτερη στοχοθέτηση της εταιρείας μας.
Σε αυτό το πλαίσιο η Motor Oil διαρθρώνει και υλοποιεί κάθε χρόνο ένα ολοκληρωμένο πρόγραµµα εκπαίδευσης και επιµόρφωσης των εργαζοµένων. Βασικός στόχος του προγράµµατος είναι ο συνεχής εµπλουτισµός των επαγγελµατικών γνώσεων των εργαζόµενων, η διεύρυνση των δεξιοτήτων τους και η αναβάθµιση της τεχνικής τους κατάρτισης ώστε να είναι δυνατή η υλοποίηση του έργου τους καθηµερινά αλλά και µακροπρόθεσµα.
Ως εκ τούτου το 2021 πραγματοποιήθηκαν προγράμματα εκπαίδευσης διάρκειας 34.878 ανθρωποωρών ενώ εκπαιδεύτηκε το 81% των εργαζομένων της εταιρείας.
Περιγραφή Εταιρείας
Οι άνθρωποί μας αποτελούν το πιο σημαντικό κεφάλαιο για την επιτυχία µας.
Ο Ομιλος Motor Oil αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους εργοδότες στον ελληνικό χώρο. Στην αρχή του 2024 ο αριθμός του απασχολούμενου προσωπικού του Ομίλου Motor Oil φτάνει τα 3.000 άτομα.
Οι εργαζόμενοι αποτελούν το πολυτιμότερο κεφάλαιο για την επίτευξη των στρατηγικών µας στόχων, την υλοποίηση των αναπτυξιακών µας προγραµµάτων και την εξασφάλιση, µακροπρόθεσµα, της ανταγωνιστικότητάς µας.
Σε αυτό το πλαίσιο στην Motor Oil, έχουμε αναπτύξει µία οργανωμένη και σύγχρονη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού που στόχο έχει τον εντοπισμό, την προσέλκυση, την ανάπτυξη και τη διατήρηση ικανών εργαζομένων και στελεχών.
Στόχος µας είναι η εξασφάλιση ενός ασφαλούς και δημιουργικού εργασιακού περιβάλλοντος, που σέβεται τον άνθρωπο και προάγει την εµπιστοσύνη, το οµαδικό πνεύµα και την αποτελεσματικότητα.
Δεσμευόμαστε ώστε να εξασφαλίζουμε τις καλύτερες δυνατές συνθήκες εργασίας, να διασφαλίζουµε το σεβασµό των ανθρωπίνων δικαιωµάτων και της ελευθερίας του συνδικαλισμού, να αποφεύγουμε τις διακρίσεις και να προσφέρουµε ίσες ευκαιρίες εκπαίδευσης και ανάπτυξης.
Υποστηρίζουμε την ίση μεταχείριση των δύο φύλων και την παροχή ίσων ευκαιριών, ωστόσο, λόγω της φύσης των εργασιών και των ειδικοτήτων που απασχολούνται στο διυλιστήριο µας, το ποσοστό των εργαζομένων γυναικών είναι σχετικά µικρό. Έτσι, κατά μέσο όρο, το 2021 το 17% του προσωπικού της εταιρείας είναι γυναίκες.
Αποδίδουμε ιδιαίτερη σημασία στο μορφωτικό επίπεδο του προσωπικού µας και στόχος µας είναι να προσελκύουμε, να αναπτύσσουμε και να κρατάμε κοντά µας κατάλληλους και ικανούς ανθρώπους.
Συνεχής εκπαίδευση
Η επένδυση στη συνεχή επιμόρφωση του προσωπικού µας αποτελεί στρατηγική επιλογή και βασικό παράγοντα ευθυγράµµισης των ικανοτήτων των ανθρώπων µας µε την ευρύτερη στοχοθέτηση της εταιρείας μας.
Σε αυτό το πλαίσιο η Motor Oil διαρθρώνει και υλοποιεί κάθε χρόνο ένα ολοκληρωμένο πρόγραµµα εκπαίδευσης και επιµόρφωσης των εργαζοµένων. Βασικός στόχος του προγράµµατος είναι ο συνεχής εµπλουτισµός των επαγγελµατικών γνώσεων των εργαζόµενων, η διεύρυνση των δεξιοτήτων τους και η αναβάθµιση της τεχνικής τους κατάρτισης ώστε να είναι δυνατή η υλοποίηση του έργου τους καθηµερινά αλλά και µακροπρόθεσµα.
Ως εκ τούτου το 2021 πραγματοποιήθηκαν προγράμματα εκπαίδευσης διάρκειας 34.878 ανθρωποωρών ενώ εκπαιδεύτηκε το 81% των εργαζομένων της εταιρείας.