groups & events planning executive
2 Αυγ 2026 · Conrad Athens The Ilisian
Τι θα κάνεις
- Υλοποιείς και υπερβαίνεις τους στόχους του τμήματος για ομαδικές κρατήσεις και εκδηλώσεις
- Λειτουργείς ως κύριο σημείο επικοινωνίας με πελάτες από την παράδοση του συμβολαίου έως την παρακολούθηση μετά την εκδήλωση
- Συντονίζεις όλες τις λογιστικές και λειτουργικές λεπτομέρειες της διαμονής ομάδας και της εκδήλωσης
- Προετοιμάζεις και διανέμεις τεκμηρίωση εκδηλώσεων σύμφωνα με τα πρότυπα της εταιρείας
- Συνεργάζεσαι με τα λειτουργικά τμήματα του ξενοδοχείου για την επιτυχή εκτέλεση της εκδήλωσης
- Πραγματοποιείς λεπτομερείς προγραμματιστικές συναντήσεις πριν την εκδήλωση με πελάτες και εσωτερικά τμήματα
- Εξασφαλίζεις ακριβή χρέωση, τιμολόγηση και παρακολούθηση μετά την εκδήλωση με τους πελάτες
- Διαχειρίζεσαι συντονισμό στην εκδήλωση επιτόπου όταν απαιτείται, ικανοποιώντας σε πραγματικό χρόνο τις ανάγκες των πελατών
Βασικές προϋποθέσεις
- 2+ χρόνια εμπειρίας
- Οργανωτικές δεξιότητες και Διαχείριση πολλαπλών εργασιών
- Δεξιότητες επικοινωνίας και διαπροσωπικής επικοινωνίας στα ελληνικά και αγγλικά
- Microsoft Office και Λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων όπως Delphi, OnQ, Opera
- Χρέωση και τιμολόγηση
- Προετοιμασία τεκμηρίωσης εκδηλώσεων και Συντονισμός εκδηλώσεων
- hospitality management / business / related field
Παροχές
- Ανταγωνιστικό πακέτο αποδοχών, ιδιωτική ιατρική ασφάλιση και ευκαιρίες ανάπτυξης καριέρας σε ένα δυναμικά αναπτυσσόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.
Περιγραφή Θέσης
As a Groups and Events Planning Executive, you will be responsible for coordinating and planning all aspect of Group bookings and events, from Contract handover to event completion as per Brand standards. This includes close collaboration with clients, internal departments, and vendors to ensure seamless planning and a memorable guest experience. The Groups & Events Planning Executive reports to the Group & Events Planning Supervisor and the Director of Group and Events.
Responsibilities
Achieve and exceed departmental targets and revenue goals for groups and events business, as agreed with Director of Groups & Events.
Serve as the main point of contact for clients from contract handover to post-event follow-up.
Coordinate all logistical and operational details of group and event stay
Prepare and distribute event documentation (BEOs, group resumes), as per brand standards
Collaborate with hotel operational departments to ensure successful event execution.
Conduct detailed pre-event planning meetings with clients and internal departments.
Ensure accurate billing, invoicing, and post-event follow-up with clients.
Handle on-site event coordination when needed, addressing client needs in real-time.
Requirements
Bachelor’s degree in hospitality management, business, or a related field.
Minimum of 2 years’ experience in a similar role within the hospitality industry.
Exceptional organizational and multitasking skills, with a keen eye for detail.
Strong communication and interpersonal skills, with the ability to build relationships with clients and colleagues alike.
Proficiency in Microsoft Office and hotel management software; knowledge of Delphi, OnQ and Opera is a plus.
Strong communication and interpersonal skills in Greek and English; additional languages are a plus.
Benefits
At Conrad Athens The Ilisian, you’ll be part of a world-renowned luxury brand where creativity, collaboration, and the pursuit of excellence are celebrated. We are committed to nurturing our Team Members’ professional growth and well-being (offering a unique opportunity to contribute to the legacy of a landmark property in the vibrant city of Athens).
The Company offers a competitive remuneration package, private medical insurance, and career development opportunities in a dynamically growing business environment.
Περιγραφή Εταιρείας