What you'll do
- Issue access permits and cards for existing clients following client procedures
- Collect, verify, and digitize required documents
- Prepare offers and manage contract amendments for existing clients
- Maintain and update electronic customer files and contract records
- Adhere to corporate procedures and support internal and external ISO audits
- Provide customer service via phone and email to external and internal clients
- Collaborate with Operations, Procurement, and other departments to manage and update customer and partner data
- Implement actions for project/service initiation and completion
- Maintain and manage the department's electronic permit files
- Participate in digital transformation projects to optimize corporate processes
Key requirements
- 2+ years' experience
- MsOffice skills including Excel, Outlook, and PowerPoint
- English language skills both oral and written
- Issuance of access permits and cards and document collection, verification, and digitization
- Contract management and offer preparation
- Electronic customer file management
- Adherence to corporate procedures and support for ISO audits
- Customer service via phone and email
- Collaboration with Operations, Procurement, and other departments
- Project management tools and CAFM or CMMS systems knowledge
- Multi-tasking with deadline compliance and organizational and prioritization skills
- Business Administration / Economics / Any Field
About the job
Ο Όμιλος UNISON, θυγατρική της Metlen, κατέχει ηγετική θέση στον κλάδο του Facility Management για περισσότερα από 50 χρόνια. Αξιοποιώντας την εμπειρία, την τεχνογνωσία και τις καινοτόμες λύσεις παρέχει ολοκληρωμένες και κορυφαίου επιπέδου υπηρεσίες Facility Management και Υπηρεσίες Ανθρώπινου Δυναμικού.
Ως συνοδοιπόρος του κάθε πελάτη στην πορεία προς τη βιώσιμη ανάπτυξη, καλύπτει τις ανάγκες και απαιτήσεις κάθε οργανισμού με ολοκληρωμένα συστήματα υπηρεσιών (Integrated Facility Services). Σκοπός της UNISON είναι να εξασφαλίσει ένα καθαρό, υγιές και φιλόξενο περιβάλλον εργασίας καθώς και την επίβλεψη, διαχείριση αλλά και συντήρηση τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών χώρων μίας επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων της τεχνικής υποστήριξης και υπηρεσιών πρασίνου, αξιοποιώντας σύγχρονες και δοκιμασμένες τεχνολογίες, πλήρως ευθυγραμμισμένες με τον ανθρώπινο παράγοντα.
Η UNISON αναζητά έναν/μία Operations Support Officer για την υποστήριξη του τμήματος λειτουργίας.
Τοποθεσία: Κεντρικά Γραφεία, Παιανία
Αναφέρεται: Account Manager
Προΐσταται Ομάδας: Όχι
Περιγραφή Εργασίας
Έκδοση αδειών εισόδου και καρτών πρόσβασης για υφιστάμενους πελάτες, με ευθύνη για τη συλλογή, τον έλεγχο και την ψηφιοποίηση των απαιτούμενων δικαιολογητικών, καθώς και την τήρηση των προβλεπόμενων διαδικασιών του πελάτη
Σύνταξη προσφορών και διαχείριση τροποποιήσεων συμβάσεων υφιστάμενων πελατών
Τήρηση και ενημέρωση ηλεκτρονικού αρχείου πελατών και παρακολούθηση αρχείου συμβάσεων
Τήρηση εταιρικών διαδικασιών και υποστήριξη κατά τη διενέργεια εσωτερικών και εξωτερικών επιθεωρήσεων ISO
Τηλεφωνική και ηλεκτρονική εξυπηρέτηση εξωτερικών και εσωτερικών πελατών
Συνεργασία με τα Τμήματα Λειτουργίας, Προμηθειών και λοιπά τμήματα για τη διαχείριση και επικαιροποίηση δεδομένων πελατών και συνεργατών
Υλοποίηση ενεργειών για την έναρξη και λήξη έργων/παρεχόμενων υπηρεσιών
Τήρηση και διαχείριση ηλεκτρονικού αρχείου αδειών του Τμήματος
Συμμετοχή σε δράσεις και έργα ψηφιακού μετασχηματισμού με στόχο τη βελτιστοποίηση των εταιρικών διαδικασιών
Προσόντα Θέσης
Πτυχίο ΑΕΙ/ΤΕΙ Διοίκησης Επιχειρήσεων, Οικονομικών ή συναφούς αντικειμένου
Προϋπηρεσία 2-4 έτη σε αντίστοιχη θέση διοικητικής ή λειτουργικής υποστήριξης (Operations / Customer / Back Office) ή και Logistics
Άριστη γνώση προγραμμάτων MsOffice (Excel, Outlook και Powerpoint)
Καλή Γνώση Αγγλικών, σε προφορικό και γραπτό επίπεδο
Επιθυμητή γνώση συστημάτων (προγραμμάτων CAFM ή CMMS) και εμπειρία σε project management εργαλεία
Ικανότητες
Ικανότητα οργάνωσης και ιεράρχησης προτεραιοτήτων
Διαχείριση πολλαπλών εργασιών με τήρηση προθεσμιών
Αναλυτική σκέψη και προσοχή στη λεπτομέρεια
Ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες
Πελατοκεντρική προσέγγιση και επαγγελματισμός στην εξυπηρέτηση
Ομαδικό πνεύμα και αποτελεσματική συνεργασία με διαφορετικά τμήματα
Προσαρμοστικότητα, υπευθυνότητα και συνέπεια
Η UNISON είναι εργοδότης ίσων ευκαιριών και καλωσορίζει διαφορετικές οπτικές που ενισχύουν την ομάδα μας.
About the company
Η UNISON Human Resources αποτελεί θυγατρική εταιρεία του Ομίλου UNISON, που συμβάλλει στην ανάπτυξη όλων των μορφών της ευέλικτης εργασίας, αφού προσφέρει πλήρεις & αποτελεσματικές λύσεις στην κάλυψη των αναγκών των επιχειρήσεων σχετικά με το Ανθρώπινο Δυναμικό.
Είναι η 1η Εταιρεία στη χώρα που έλαβε άδεια λειτουργίας από το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων ως Εταιρεία παροχής υπηρεσιών Προσωρινής Απασχόλησης και διαθέτει άδεια λειτουργίας Ιδιωτικού Γραφείου Ευρέσεως Εργασίας (Ι.Γ.Ε.Ε.). Στόχος της είναι η παροχή εξειδικευμένων και πελατοκεντρικά διαμορφωμένων λύσεων, που απευθύνονται σε κάθε τμήμα και καλύπτουν όλη την ιεραρχική βαθμίδα στελεχών.
Ενδεικτικά συνεργάζεται με κορυφαίες εταιρείες του κλάδου της βιομηχανίας, της ενέργειας, παροχής υπηρεσιών, logistics, φαρμακοβιομηχανίας και φιλοξενίας. Ειδικά στον ξενοδοχειακό τομέα, συνεργάζεται με όλες τις πολυεθνικές εταιρείες του χώρου και τα μεγαλύτερα 5* ξενοδοχεία.
Η UNISON Human Resources προσφέρει ένα ευρύ φάσμα παροχής υπηρεσιών Ανθρωπίνου Δυναμικού, που σχετίζονται τόσο με τη προσωρινή απασχόληση, όσο και με τη μόνιμη στελέχωση προσωπικού, τη διαχείριση της μισθοδοσίας, την κατάρτιση των εργαζομένων, την επανατοποθέτηση εργαζομένων κλπ.
About the company
Η UNISON Human Resources αποτελεί θυγατρική εταιρεία του Ομίλου UNISON, που συμβάλλει στην ανάπτυξη όλων των μορφών της ευέλικτης εργασίας, αφού προσφέρει πλήρεις & αποτελεσματικές λύσεις στην κάλυψη των αναγκών των επιχειρήσεων σχετικά με το Ανθρώπινο Δυναμικό.
Είναι η 1η Εταιρεία στη χώρα που έλαβε άδεια λειτουργίας από το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων ως Εταιρεία παροχής υπηρεσιών Προσωρινής Απασχόλησης και διαθέτει άδεια λειτουργίας Ιδιωτικού Γραφείου Ευρέσεως Εργασίας (Ι.Γ.Ε.Ε.). Στόχος της είναι η παροχή εξειδικευμένων και πελατοκεντρικά διαμορφωμένων λύσεων, που απευθύνονται σε κάθε τμήμα και καλύπτουν όλη την ιεραρχική βαθμίδα στελεχών.
Ενδεικτικά συνεργάζεται με κορυφαίες εταιρείες του κλάδου της βιομηχανίας, της ενέργειας, παροχής υπηρεσιών, logistics, φαρμακοβιομηχανίας και φιλοξενίας. Ειδικά στον ξενοδοχειακό τομέα, συνεργάζεται με όλες τις πολυεθνικές εταιρείες του χώρου και τα μεγαλύτερα 5* ξενοδοχεία.
Η UNISON Human Resources προσφέρει ένα ευρύ φάσμα παροχής υπηρεσιών Ανθρωπίνου Δυναμικού, που σχετίζονται τόσο με τη προσωρινή απασχόληση, όσο και με τη μόνιμη στελέχωση προσωπικού, τη διαχείριση της μισθοδοσίας, την κατάρτιση των εργαζομένων, την επανατοποθέτηση εργαζομένων κλπ.