What you'll do
- Provide administrative support for procurement processes
- Collect, organize, and maintain documents and files
- Support communication between Procurement and Requesting/Control Departments via emails and document distribution
- Maintain complete and documented paper and electronic files including insurance contracts and monitoring tools
- Prepare presentations using PowerPoint
- Ensure correct filing of documents such as contracts and declarations
- Support ERP and SRM systems by entering decisions, numbering, and archiving
- Enter data and update records in ERP and SRM systems
- Support Procurement staff with administrative tasks including leave, sickness, and overtime
Key requirements
- 1+ years' experience
- Proficient in English and Greek language for internal and external communication
- Strong skills in MS Office including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook
- Experience with ERP and SRM systems for document and data management
- Administrative support and document organization and archiving
- Data entry and communication management involving emails and distribution of decisions
- Presentation preparation using PowerPoint
- Any Field
About the job
Η θέση αφορά την παροχή γραμματειακής και διοικητικής υποστήριξης σε όλες τις λειτουργίες του Τμήματος Προμηθειών
Αρμοδιότητες
Παροχή διοικητικής υποστήριξης στις διαδικασίες προμηθειών
Συλλογή, οργάνωση και διατήρηση εγγράφων και αρχείων
Υποστήριξη της επικοινωνίας (emails, διανομή αποφάσεων, συλλογή υπογραφών και υπογεγραμμένων εγγράφων) μεταξύ του Τμήματος Προμηθειών και των Τμημάτων Αιτούντων/Ελέγχου
Διατήρηση πλήρων και τεκμηριωμένων αρχείων (έντυπων και ηλεκτρονικών), συμπεριλαμβανομένων ασφαλιστικών αρχείων (συμβόλαια, ανανεώσεις, λίστες καλύψεων), καθώς και αρχείων καταγραφής, μητρώων και εργαλείων παρακολούθησης
Προετοιμασία παρουσιάσεων σε PowerPoint
Διασφάλιση της ορθής αρχειοθέτησης εγγράφων (συμβάσεις, δηλώσεις κ.λπ.)
Παροχή υποστήριξης σε συστήματα ERP/SRM (Καταχώριση αποφάσεων, αρίθμηση, αρχειοθέτηση)
Εισαγωγή δεδομένων και ενημέρωση αρχείων σε συστήματα ERP/SRM
Υποστήριξη του προσωπικού του Τμήματος Προμηθειών σε διοικητικά θέματα (άδειες, ασθένειες, υπερωρίες κ.λπ.)
Προϋποθέσεις
Πτυχίο ανώτατης εκπαίδευσης
Άριστη γνώση Αγγλικών και Ελληνικών, απαραίτητη για εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία
Τουλάχιστον ένα έτος εργασιακής εμπειρίας σε θέση διοικητικής υποστήριξης ή/και γραμματείας ασφαλίσεων/αποζημιώσεων
Άριστη γνώση MS Office (Word, Excel and PowerPoint και Outlook)
Εμπειρία σε συστήματα ERP/SRM θα θεωρηθεί επιπλέον προσόν
